Tata Kelola Organisasi

PERATURAN ORGANISASI PO.009/PP.IAI/1418/V/2015
TENTANG TATA KELOLA ORGANISASI IKATAN APOTEKER INDONESIA

BAB I PENDAHULUAN
Pasal 1 Ketentuan Umum

1. Organisasi adalah Ikatan Apoteker Indonesia

2. Pengurus Pusat adalah Pengurus Pusat Ikatan Apoteker Indonesia

3. Dewan adalah Dewan Pembina, Dewan Kehormatan, Dewan Pakar dan Dewan Pengawas

4. MEDAI Pusat adalah Majelis Etik dan Disiplin Apoteker Indonesia Pusat

5. Himpunan adalah Himpunan Seminat dan Indonesia Young Pharmacist Group

6. Pengurus Daerah adalah Pengurus Daerah Ikatan Apoteker Indonesia

7. MEDAI Daerah adalah Majelis Etik dan Disiplin Apoteker Indonesia Daerah

8. Pengurus Cabang adalah Pengurus Cabang Ikatan Apoteker Indonesia

 

Pasal 2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan ditetapkannya Tata Kelola organisasi ini adalah :

1. Memberikan panduan bagi jajaran pengurus organisasi dalam pengelolaan organisasi.

2. Menertibkan tata kelola organisasi.

 

Pasal 3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup Tata Kelola organisasi ini meliputi :

1. Sekretariat

2. Keuangan

3. Rapat-rapat

4. Surat Menyurat

 

BAB II SEKRETARIAT
Pasal 4 Sekretariat

(1) Sekretariat Pengurus Pusat dipimpin dan dikelola dalam tanggungjawab Sekretaris Jenderal Pengurus Pusat.

(2) Sekretariat Pengurus Daerah dipimpin dan dikelola dalam tanggungjawab Sekretaris Pengurus Daerah.

(3) Sekretariat Pengurus Cabang dipimpin dan dikelola dalam tanggungjawab Sekretaris Pengurus Cabang.

(4) Sekretariat sebagai tempat dilakukannya kegiatan dan administrasi organisasi yang meliputi antara lain: rapat, sumber data, administrasi, keanggotaan, pengelola dan pengendali pelaksanaan program pengolah dan pendistribusian informasi.

(5) Sekretariat dilengkapi dengan:

a. Staf Sekretariat yang kualifikasi dan jumlahnya sesuai kebutuhan dan kemampuan organisasi.

b. Peralatan Sekretariat sesuai kebutuhan.

c. Standar Prosedur Operasional

 

BAB III KEUANGAN
Pasal 5

(1) Sumber Dana (Keuangan) organisasi diupayakan melalui :

a. Uang Pangkal dan luran Anggota

b. Bagian keuntungan Badan-Badan Usaha milik organisasi

c. Pendapatan lain yang sah

d. Sumbangan lain yang sah dan tidak mengikat

(2) Penerapan prinsip-prinsip dan aturan lebih lanjut tentang sumber dana organisasi akan diatur dalam Rapat Pleno Pengurus sesuai tingkatan.

(3) Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi, disusun setiap tahun kegiatan yang menyangkut :

a. Anggaran Rutin Sekretariat

b. Anggaran Program

c. Anggaran Non Rutin

(4) Penyusunan Anggaran Pengurus Pusat dilaksanakan oleh :

a. Anggaran Rutin Sekretariat, disusun oleh Ketua Umum, Sekretaris Jenderal atau Wakil Sekretaris Jenderal bersama Bendahara Umum atau Wakil Bendahara

b. Anggaran Program, disusun oleh Ketua Umum, Sekretaris Jenderal atau Wakil Sekretaris Jenderal, Ketua Dewan-Dewan, Ketua MEDAI Pusat, Ketua Bidang, Ketua Badan, bersama Bendahara Umum atau Wakil Bendahara.

c. Anggaran Non Rutin, disusun oleh Bendahara Umum

(5) Penyusunan Anggaran Pengurus Daerah dilaksanakan oleh :

a. Anggaran Rutin Sekretariat, disusun oleh Ketua Pengurus Daerah, Sekretaris atau Wakil Sekretaris bersama Bendahara atau Wakil Bendahara

b. Anggaran Program, disusun oleh Ketua Pengurus Daerah, Sekretaris atau Wakil Sekretaris, Ketua Dewan Pengawas Daerah, Ketua MEDAI Daerah, Ketua Bidang, Ketua Tim, bersama Bendahara atau Wakil Bendahara.

c. Anggaran Non Rutin, disusun oleh Bendahara

(6) Penyusunan Anggaran Pengurus Cabang dilaksanakan oleh :

a. Anggaran Rutin Sekretariat, disusun oleh Ketua Pengurus Cabang, Sekretaris atau Wakil Sekretaris bersama Bendahara atau Wakil Bendahara

b. Anggaran Program, disusun oleh KetuaSekretaris atau Wakil Sekretaris, Ketua Bidang, Ketua Tim, bersama Bendahara atau Wakil Bendahara.

c. Anggaran Non Rutin, disusun oleh Bendahara

(7) Anggaran Rutin Sekretariat, Anggaran Non Rutin dan Anggaran Program dinyatakan berlaku setelah disahkan oleh Rapat Pleno Pengurus sesuai tingkatan.

(8) Dana Organisasi disimpan atas nama organisasi di Bank Pemerintah atau Bank Swasta yang terjamin bonafiditasnya, :

a. dengan kewenangan penandatanganan cheque oleh Ketua Umum, Sekretaris Jenderal dan Bendahara Umum untuk Pengurus Pusat

b. dengan kewenangan penandatanganan cheque oleh Ketua dan Bendahara untuk Pengurus Daerah dan Pengurus Cabang

(9) Dana milik organisasi berada di tangan Bendahara Umum/ Bendahara dan para Wakil Bendahara sesuai tingkatannya.

(10) Dana Organisasi hanya dapat diuangkan/dicairkan melalui Bendahara Umum / Bendahara apabila :

a. Dana Rutin Sekretariat

i. telah disetujui oleh Ketua Umum bersama Sekretaris Jenderal untuk Pengurus Pusat

ii. telah disetujui oleh Ketua untuk Pengurus Daerah dan Pengurus Cabang

b. Dana Program :

i. telah disetujui oleh Ketua Umum bersama Sekretaris Jenderal untuk Pengurus Pusat.

ii. telah disetujui oleh Ketua untuk Pengurus Daerah dan Pengurus Cabang.

c. Dana Non Rutin :

i. telah disetujui oleh Ketua Umum bersama Sekretaris Jenderal untuk Pengurus Pusat

ii. telah disetujui oleh Ketua untuk Pengurus Daerah dan Pengurus Cabang

(11) Bendahara Umum/Bendahara melaporkan posisi dan kondisi keuangan organisasi minimal 6 (enam) bulan sekali yang disampaikan kepada Rapat Pleno sesuai tingkatan.

 

BAB IV RAPAT-RAPAT 
Pasal 6

(1) Rapat-rapat pengurus terdiri dari :

a. Rapat Pengurus Harian :
i. Untuk tingkat Pengurus Pusat yang dihadiri oleh Ketua Umum, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Jenderal, Wakil-wakil Sekretaris Jenderal, Bendahara Umum dan Wakil – wakil Bendahara
ii. Untuk tingkat Pengurus Daerah yang dihadiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil-wakil Sekretaris, Bendahara dan Wakil – wakil Bendahara
iii. Untuk tingkat Pengurus Cabang yang dihadiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara dan Wakil Bendahara

b. Rapat Koordinasi, yaitu rapat yang dihadiri oleh Pengurus Harian dan pengurus lainnya sesuai kebutuhan.

c. Rapat Pleno :
i. Untuk tingkat Pengurus Pusat yang dihadiri oleh Pengurus Pusat lengkap serta dapat mengundang Ketua Dewan dan Ketua MEDAI Pusat.
ii. Untuk tingkat Pengurus Daerah yang dihadiri oleh Pengurus Daerah lengkap serta dapat mengundang Ketua Dewan Pengawas Daerah dan Ketua MEDAI Daerah.
iii. Untuk tingkat Pengurus Cabang yang dihadiri oleh Pengurus Cabang lengkap.

d. Rapat Dewan Pengawas :
i. Untuk membahas masalah internal Dewan Pengawas yang dihadiri seluruh anggota Dewan Pengawas
ii. Untuk membahas masalah eksternal Dewan Pengawas yang dihadiri seluruh anggota Dewan Pengawas dan wajib mengundang Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal untuk tingkatan Pengurus Pusat atau Ketua dan Sekretaris untuk tingkatan Pengurus Daerah.

e. Rapat MEDAI :
i. Untuk membahas masalah internal MEDAI yang dihadiri seluruh anggota MEDAI
ii. Untuk membahas masalah eksternal MEDAI yang dihadiri seluruh anggota MEDAI dan wajib mengundang Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal untuk tingkatan Pengurus Pusat atau Ketua dan Sekretaris untuk tingkatan Pengurus Daerah.

f. Rapat Bidang yaitu rapat untuk membahas perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan penyusunan laporan program Bidang dihadiri seluruh anggota Bidang

g. Rapat Badan yaitu rapat untuk membahas perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan penyusunan laporan program Badan dihadiri seluruh anggota Badan

h. Rapat Tim yaitu rapat untuk membahas perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan penyusunan laporan program Tim dihadiri seluruh anggota Tim

i. Rapat Himpunan yaitu rapat untuk membahas perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan penyusunan laporan program Himpunan dihadiri seluruh anggota Himpunan.

(2) Setiap rapat dibuat notulen oleh Sekretaris Rapat, yang disahkan oleh Pimpinan Rapat.

 

BAB V KORESPONDENSI
Pasal 7 Kop Surat

(1) Kop surat pengurus di lingkungan Ikatan Apoteker Indonesia meliputi :

a. Kop Surat Pengurus Pusat Ikatan Apoteker Indonesia

b. Kop Surat Majelis Etik dan Disiplin Apoteker Indonesia Pusat

c. Kop Surat Dewan Pengawas Pusat Ikatan Apoteker Indonesia

d. Kop Surat Himpunan Nasional Ikatan Apoteker Indonesia

e. Kop Surat Pengurus Daerah Ikatan Apoteker Indonesia

f. Kop Surat Majelis Etik dan Disiplin Apoteker Indonesia Daerah

g. Kop Surat Dewan Pengawas Daerah Ikatan Apoteker Indonesia

h. Kop Surat Himpunan Daerah Ikatan Apoteker Indonesia

i. Kop Surat Pengurus Cabang Ikatan Apoteker Indonesia

(2) Setiap Kop surat mencantumkan :

a. Logo Ikatan Apoteker Indonesia

b. Logo Ikatan Apoteker Indonesia dan Logo Himpunan bagi himpunan

c. Nama kepengurusan

d. Alamat sekretariat berikut nomor telepon dan alamat email

e. Alamat website bila ada

 

Pasal 8 Stempel

(1) Stempel surat pengurus di lingkungan Ikatan Apoteker Indonesia meliputi :

a. Stempel Pengurus Pusat Ikatan Apoteker Indonesia

b. Stempel Majelis Etik dan Disiplin Apoteker Indonesia Pusat

c. Stempel Dewan Pengawas Pusat Ikatan Apoteker Indonesia

d. Stempel Himpunan Nasional Ikatan Apoteker Indonesia

e. Stempel Pengurus Daerah Ikatan Apoteker Indonesia

f. Stempel Majelis Etik dan Disiplin Apoteker Indonesia Daerah

g. Stempel Dewan Pengawas Daerah

h. Stempel Himpunan Daerah Ikatan Apoteker Indonesia

i. Stempel Pengurus Cabang Ikatan Apoteker Indonesia

(2) Setiap Stempel mencantumkan :

a. Nama kepengurusan sesuai tingkatannya

b. Logo Ikatan Apoteker Indonesia bagi Pengurus Pusat, Pengurus Daerah dan Pengurus Cabang

c. Logo Himpunan bagi himpunan

 

Pasal 9 Surat Masuk

(1) Surat Masuk dapat dibedakan berdasarkan sumber surat :

a. Surat masuk dari kalangan internal organisasi

b. Surat masuk dari kalangan eksternal organisasi.

(2) Setiap surat masuk dicatat diagenda surat masuk, diberi lembar disposisi guna diproses lebih lanjut.

(3) Surat masuk bagi Pengurus Pusat disampaikan kepada Ketua Umum melalui Sekretaris Jenderal untuk di disposisi, untuk kemudian disampaikan kepada yang berhak, yakni : Dewan atau Sekretaris Jenderal atau Bendahara Umum atau Ketua Badan atau Ketua Bidang atau Ketua Himpunan atau sesuai dengan relevansi surat.

(4) Surat masuk bagi MEDAI Pusat disampaikan kepada Ketua MEDAI Pusat

(5) Surat masuk bagi Dewan Pengawas Pusat disampaikan kepada Ketua Dewan Pengawas Pusat

(6) Surat masuk bagi Himpunan Nasional disampaikan kepada Ketua Himpunan Nasional

(7) Surat masuk bagi Pengurus Daerah disampaikan kepada Ketua melalui Sekretaris untuk di disposisi, untuk kemudian disampaikan kepada yang berhak, yakni : Sekretaris atau Bendahara atau Ketua Tim atau Ketua Bidang atau Ketua Himpunan Daerah atau sesuai dengan relevansi surat.

(8) Surat masuk bagi MEDAI Daerah disampaikan kepada Ketua MEDAI Daerah

(9) Surat masuk bagi Dewan Pengawas Daerah disampaikan kepada Ketua Dewan Pengawas Daerah

(10) Surat masuk bagi Himpunan Daerah disampaikan kepada Ketua Himpunan Daerah

(11) Surat masuk bagi Pengurus Cabang disampaikan kepada Ketua melalui Sekretaris untuk di disposisi, untuk kemudian disampaikan kepada yang berhak, yakni : Sekretaris atau Bendahara atau Ketua Bidang atau sesuai dengan relevansi surat.

(12) Setiap surat masuk baik yang perlu dibalas dan dijawab, maupun harus diproses menurut kebutuhan, harus disimpan diarsip.

(13) Pemberian nomor agenda dan pengarsipan surat dibedakan dengan melihat sumber surat (uniform surat).

 

Pasal 10 Surat Keluar

(1) Surat Keluar terdiri dari :

a. Surat Keluar dibedakan menurut tujuan surat :

i. Kepada pihak kalangan internal organisasi.

ii. Kepada pihak kalangan eksternal organisasi.

b. Surat Undangan

c. Keputusan

d. Rekomendasi

e. Mandat

f. Tugas

g. Edaran

h. Keterangan

i. Nota Kesepahaman

j. Perjanjian Kerjasama

(2) Surat-surat keluar hanya dianggap sah apabila dibuat/ditulis diatas kertas kop surat organisasi, ditandatangani unsur Ketua, unsur Sekretaris dan sesuai kebutuhan juga oleh unsur Bendahara, serta dibubuhi stempel organisasi.

(3) Setiap surat keluar diberi nomor secara berurutan dengan kode surat tersendiri sesuai dengan jenis surat keluar tersebut.

(4) Penyampaian dan pendistribusian surat keluar ditempuh melalui email,faksimili, jasa pos,kurir atau menempuh cara-cara lainnya.

(5) Sesuai dengan kebutuhan, setiap surat dapat dibuat tembusan kepada pihak yang memiliki relevansi dengan masalah atau perihal surat.

 

Pasal 11 Uniform Surat

Untuk memudahkan pengendalian dan proses serta agenda surat, ditentukan uniform kode surat sebagai berikut :

1. Agenda surat masuk , terdiri dari :

a. Surat masuk dari kalangan eksternal organisasi, diberi kode surat :

Nomor : A1-000/PP IAI/1418/bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : A1-000/DPP IAI/1418/bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : A1-000/MP IAI/1418/bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : A1-000/HN IAI/1418/bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : A1-000/PD IAI/Nama Propinsi/bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : A1-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : A1-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : A1-000/ HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : A1-000/ PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

b. Surat masuk dari kalangan internal organisasi, diberi kode surat :

Nomor : A2-000/PP IAI/1418/bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : A2-000/DPP IAI/1418/bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : A2-000/MP IAI/1418/bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : A2-000/HN IAI/1418/bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : A2-000/PD IAI/Nama Propinsi/bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : A2-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : A2-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : A2-000/ HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : A2-000/ PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

2. Agenda surat keluar dibedakan dengan kode :

a. Surat keluar untuk kalangan eksternal organisasi, diberi kode surat :

Nomor : B1-000/PP IAI/1418/bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor: B1-000/DPP IAI/1418/bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : B1-000/MP IAI/1418/bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : B1-000/HN IAI/1418/bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : B1-000/PD IAI/Nama Propinsi/bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : B1-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : B1-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : B1-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : B1-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

b. Surat keluar untuk kalangan internal organisasi, diberi kode surat :

Nomor : B2-000/PP IAI/1418/bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : B2-000/DPP IAI/1418/bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : B2-000/MP IAI/1418/bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : B2-000/HN IAI/1418/bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : B2-000/PD IAI/Nama Propinsi/bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : B2-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : B2-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : B2-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : B2-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

c. Surat Undangan, diberi kode :

Nomor : Und-000/PP IAI/1418/bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : Und-000/DPP IAI/1418/bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : Und-000/MP IAI/1418/bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : Und-000/HN IAI/1418/bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : Und-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : Und-000/ DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Und-000/ MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : Und-000/ HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : Und-000/ PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

d. Surat Keputusan, diberi kode :

Nomor : Kep-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : Kep-000/DPP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : Kep-000/MP IAI/1418/ bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : Kep-000/HN IAI/1418/ bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : Kep-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : Kep-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Kep-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : Kep-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : Kep-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

e. Surat Rekomendasi, diberi kode :

Nomor : Rek-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : Rek-000/DPP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : Rek-000/MP IAI/1418/ bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : Rek-000/HN IAI/1418/ bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : Rek-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : Rek-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Rek-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : Rek-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : Rek-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

f. Surat Mandat, diberi kode :

Nomor : Mdt-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : Mdt-000/DPP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : Mdt-000/MP IAI/1418/ bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : Mdt-000/HN IAI/1418/ bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : Mdt-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : Mdt-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Mdt-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : Mdt-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : Mdt-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

g. Surat Tugas, diberi kode :

Nomor : Tgs-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : Tgs-000/DPP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : Tgs-000/MP IAI/1418/ bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : Tgs-000/HN IAI/1418/ bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : Tgs-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : Tgs-000/DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Tgs-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : Tgs-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : Tgs-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

h. Surat Edaran, diberi kode :

Nomor : SE-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : SE-000/DPP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : SE-000/MP IAI/1418/ bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : SE-000/HN IAI/1418/ bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : SE-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : SE-000/ DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Tgs-000/MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : SE-000/HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : SE-000/PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

i. Surat Keterangan, diberi kode :

Nomor : Ket-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : Ket-000/DPP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Dewan Pengawas Pusat
Nomor : Ket-000/MP IAI/1418/ bulan/tahun untuk MEDAI Pusat
Nomor : Ket-000/HN IAI/1418/ bulan/tahun untuk Himpunan Nasional
Nomor : Ket-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : Ket-000/ DPD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Dewan Pengawas Daerah
Nomor : Ket-000/ MD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk MEDAI Daerah
Nomor : Ket-000/ HD IAI/ Nama Propinsi/ bulan/ tahun untuk Himpunan Daerah
Nomor : Ket-000/ PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

j. Nota Kesepahaman, diberi kode :

Nomor : NK-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : NK-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : NK-000/ PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

k. Nota Kesepahaman, diberi kode :

Nomor : PKB-000/PP IAI/1418/ bulan/tahun untuk Pengurus Pusat
Nomor : PKB-000/PD IAI/Nama Propinsi/ bulan/tahun untuk Pengurus Daerah
Nomor : PKB-000/ PC IAI/ Nama Kab-Kota/ bulan/ tahun untuk Pengurus Cabang

h. Surat antar pengurus, mempergunakan Memo.

 

Pasal 12 Penandatangan Surat

( 1) Setiap surat Pengurus Pusat harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal dan/atau Bendahara Umum, dibuat diatas kopsurat dan dibubuhi stempel organisasi.

b. Keikutsertaan Bendahara Umum atau Wakil Bendahara menandatangani surat hanya untuk yang berkaitan dengan Dana (Keuangan).

c. Apabila Ketua Umum berhalangan, maka penandatangan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua Umum bersama Sekretaris Jenderal.

d. Apabila Sekretaris Jenderal berhalangan, maka penandatangan surat dapat dilakukan oleh salah satu Wakil Sekretaris Jenderal bersama Ketua Umum.

e. Khusus untuk Surat Keputusan dan Surat Keluar yang menyangkut sikap organisasi keluar dan bersifat sikap formal organisasi, hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal

(2) Setiap surat Dewan Pengawas Pusat dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel Dewan Pengawas.

(3) Setiap surat MEDAI Pusat harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel MEDAI Pusat.

b. Apabila Ketua berhalangan penandatanganan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua dan Sekretaris

c. Khusus untuk Surat Keputusan hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.

(4) Setiap surat Himpunan Seminat PP IAI harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Himpunan, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel Himpunan.

b. Keikutsertaan Bendahara atau Wakil Bendahara menandatangani surat hanya untuk yang berkaitan dengan Dana (Keuangan).

c. Khusus untuk Surat Keputusan hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.

d. Apabila Ketua berhalangan penandatanganan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua dan Sekretaris.

e. Apabila Sekretaris berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh Ketua dan salah satu Wakil Sekretaris.

(5) Setiap surat Pengurus Daerah harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel organisasi.

b. Apabila Ketua berhalangan penandatangan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua, bersama Sekretaris.

c. Apabila Sekretaris berhalangan, penandatangan dapat dilakukan oleh salah satu Wakil Sekretaris bersama Ketua.

d. Keikutsertaan Bendahara atau Wakil Bendahara menandatangani surat hanya untuk yang berkaitan dengan Dana (Keuangan)

e. Khusus untuk Surat Keputusan dan Surat Keluar yang menyangkut sikap organisasi keluar dan bersifat sikap formal organisasi, hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris

(6) Setiap surat Dewan Pengawas Daerah dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel Dewan Pengawas.

(7) Setiap surat MEDAI Daerah harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel MEDAI Daerah.

b. Khusus untuk Surat Keputusan hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.

c. Apabila Ketua berhalangan penandatanganan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua dan Sekretaris.

(8) Setiap surat Himpunan Daerah harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. Ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel Himpunan Daerah.

b. Keikutsertaan Bendahara atau Wakil Bendahara menandatangani surat hanya untuk yang berkaitan dengan Dana (Keuangan).

c. Khusus untuk Surat Keputusan hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.

d. Apabila Ketua berhalangan penandatanganan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua dan Sekretaris.

e. Apabila Sekretaris berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh Ketua dan salah satu Wakil Sekretaris.

(9) Setiap surat Pengurus Cabang harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel organisasi.

b. Keikutsertaan Bendahara atau Wakil Bendahara menandatangani surat hanya untuk yang berkaitan dengan Dana (Keuangan).

c. Apabila Ketua berhalangan penandatanganan surat dapat dilakukan oleh Wakil Ketua dan Sekretaris.

d. Apabila Sekretaris berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh Ketua dan Wakil Sekretaris.

e. Khusus untuk Surat Keputusan dan Surat Keluar yang menyangkut sikap organisasi keluar dan bersifat sikap formal organisasi, hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris

 

BAB VI PENUTUP
Pasal 13

(1) Tata Kelola Organisasi ini merupakan pedoman dan panduan organisasi dalam penyelenggaraan organisasi.

(2) Tata Kelola Organisasi ini bersifat mengikat bagi seluruh jajaran organisasi Ikatan Apoteker Indonesia, untuk dipatuhi, ditaati dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

(3) Hal-hal yang belum diatur dalam Tata Kelola Organisasi ini akan diatur kemudian dalam pelaksanaannya